Как вести деловую корреспонденцию по-английски

  Всем известно, что грамотно составленная деловая документация – это половина успеха любого проекта. Кем бы вы ни работали и чем бы вы ни занимались, вы наверняка не раз отправляли свое резюме, писали коммерческие письма партнерам, объяснительные записки начальству, готовили материалы к совещанию.
 Стандартное деловое письмо. Для формального делового письма подойдет только лист формата А4. У всех деловых документов, будь то письмо, факс, резюме, принято оставлять широкие поля для того, чтобы можно было подколоть документ в папку: слева и справа – по 2,5 см, сверху – не менее 4 см. Слева вверху пишут обратный адрес. Обратите внимание: в большинстве европейских стран адрес пишут «в обратном порядке»: сначала указывают имя и фамилию адресата, затем - номер квартиры (офиса), номер дома, улицу, город, код города, регион (в Росии указывают область, в Америке – штат, в Великобритании – графство) и страну. 
     24 Harrison Road
     Cleaveland, Ohaio 36879
     March 28, 1999
 Перед указанием даты сделайте двойной интервал. Название месяца можно написать словами, как в моем примере, а можно и цифрами. Если вы решите воспользоваться цифровым форматом, не забудьте, что в Великобритании сначала указывают число, затем месяц и год, а в Соединенных Штатах сначала пишут месяц. Далее идет адрес получателя (cправа).
    Victor Sharp, Personnel Manager
    Earnst & Young 23 Rachelle avenue
    Dallas, Texas 14336
  Если Вам необходимо сослаться на предыдущее письмо, это следует сделать перед обращением. Обычно сслку ставят слева. 
   Our ref.# 12-15 (если вы ссылаетесь на свое письмо) или Your ref. № 1611 (если вы ссылаетесь на письмо корреспондента)
 Dear Mr. Sharp:
  Перед обращением принято делать двойной интервал между страками. Если вы лично знакомы с адресатом, то обращение должно начинаться со слов "Dear Mr. X” (по-нашему, «уважаемый Иван Иваныч»). К женщине обращаются Mrs., если уверены в том, что она замужем, и Ms. во всех остальных случаях (если она одинока или если вы не обладаете информацией о ее социальном статусе).
  Если вы с адресатом лично не знакомы и вообще понятия не имеете, к кому попадет ваше письмо, напишите:

1. To whom it may concern: (дословно: тому, в чьей компетенции находится данный вопрос) или
2. Dear Sir or Madam: (безличное “Уважаемые дамы и господа”). 

  Обратите внимание на то, что после обращения европейцы и американцы ставят двоеточие. Никаких восклицательных знаков – вас неправильно поймут. Наконец мы добрались до самого текста письма, ради которого, собственно говоря, все и было затеяно. О том, что писать нужно вежливо даже в том случае, если вам не заплатили (вариант: не отгрузили, не предупредили, обманули, обидели), мне даже и напоминать не хочется. Текст должен быть написан достаточно компактно, через один интервал. Однако между абзацами следует пропускать по две строчки. Понятие «красная строка», или "indent" (это когда от левого края письма отступают перед тем, как начать новый абзац) у европейцев и американцев отсутствует, поэтому ее использование для обозначения абзацев нежелательно.
   Заканчиваться письмо должно обязательно на позитивной ноте независимо от содержания! Вы же не хотите, чтобы вымученный вами шедевр был выброшен в мусорную корзину сразу после прочтения.
    Рекомендуемые формулы вежливости:
  We are looking forward to hearing from you. (Мы сгораем от нетерпения прочитать ваш ответ, хи-хи).
  We would appreciate your cooperation on this matter.  (Мы будем благодарны за сотрудничество по этому вопросу).
  Thank you in advance for your cooperation. (Заранее благодарим вас за помощь).
   Awaiting your prompt reply. (В ожидании скорейшего ответа).
    Обязательно в конце письма укажите, как с вами можно связаться. Этим вы как бы еще раз подчеркнете, что ожидаете от своего корреспондента определенных действий. Кроме того, это действительно удобно – вашему партнеру не придется рыться в письменных столах своих коллег в поисках вашей единственной визитки, которую он в последний раз видел лет сто назад.
   Ну, и, наконец, заключительные
         Sincerely yours, (искренне ваши)  
         Yours faithfully,
         Yours truly,
  подпись и расшифровка.
     Между подписью и предыдущей строкой должен быть большой интервал. Если к письму прилагаются документы, следует обязательно о них упомянуть. Для этого после подписи в левом нижнем углу пишут "Enclosure: … и указывают количество документов и их названия. По возможности письмо следует отправить в стандартном бизнес-конверте. Используйте большие конверты только при необходимости. По переводу  деловых писем любой сложности, Вы сможете обратиться в бюро переводов.

Бюро переводов "Right Way"
+38 044 362-4868, +38 044 360-8245, +38 096 446-3461, +38 098 975-0423
Цены и сроки